Workshop "Einstieg in die Konferenzorganisation"

Inhalt & Zeitplan

01. Juli 2025  09:45 - 18:00 Uhr

Ankunft & Kaffeepause mit Teegebäck

Einführung und Grundlagen

• Eisbrecher: Kurze Einführung und gegenseitiges Kennenlernen.
• Golden-Circle-Präsentation – Warum planen wir Konferenzen?: Einstiegsvortrag zu Sinn und Zielen einer Konferenz, abseits des reinen Stattfindens. Warum planen wir Konferenzen überhaupt? Und warum planen wir?
• Brainstorming – Rahmendaten einer Konferenz: Wir erarbeiten uns die zu bedenkenden Rahmendaten der Konferenz. Was gilt es zu beachten, bevor wir mit der Planung beginnen?

Phase I: Die Basics:

• In Kleingruppen geht es an die Bearbeitung der untenstehenden Kernaufgaben einer jeden Konferenzorganisation. Zu jedem Bereich gibt es eine kurze inhaltliche Einführung der Trainer:innen, kombiniert mit einem Erfahrungsaustausch im „Nähkästchen“-Format. Ziel dieser Phase ist es, dass jede Kleingruppe einen kurzen Leitfaden für die Bearbeitung ihres Themenfelds erstellt und präsentiert. Die Ergebnisse werden anschließend von der Gruppe und den Trainer:innen evaluiert und um Worst- und Best-Practices ergänzt.
• Kernaufgaben:
• • • Location
    • Catering
    • Teilnehmenden-Management
    • Finanzplanung

Mittagspause

 

Intermezzo: Personas: Nach einem kurzen Trainer:innen-Input entwickeln wir die Archetypen von Teilnehmenden. Mit und für wen arbeiten wir eigentlich und was sind die Bedürfnisse der Personen?

 

Phase II: Das Doing:

• • • Trainer:innen-Präsentation: Einführung in die nächsten Aufgaben.

Kaffeepause mit Kuchen

 

• • • Programm-Prototyping: Wiederum in Kleingruppen erarbeiten wir in mehreren Itterationen das Konferenzprogramm. Neben der reinen Gestaltung eines flüssigen Ablaufs für die Teilnehmenden, geht es hier auch um Rahmenbedingungen und stressfreie Prozesse für das Team vor Ort.
    • Feedback und Wünsche für Tag 2: Sammeln von Feedback und Wünschen für den nächsten Tag.

 

 

02. Juli 2025  9:00 - 15:00 Uhr

Phase III: Die heiße Phase:

• • Recap des ersten Tages
    
  • Trainer:innen-Präsentation: Einführung in die nächsten Aufgaben.
  • Gruppenarbeit: In zwei Gruppen geht es anhand exemplarischer Grundrisse an die finalen Vorbereitungen: Aufbauplanung und Personaleinteilung. Inhaltlich flankiert werden beide Punkte durch die Frage was dabei unter den Gesichtspunkten Qualitätsmanagement und Logistik zu beachten ist. Die Ergebnisse werden anschließend von der Gruppe und den Trainer:innen evaluiert und um Worst- und Best-Practices ergänzt. Ziel dieser Phase ist es, dass alle Teilnehmenden befähigt werden, Konferenzabläufe in Abhängigkeit von Tagungslänge, Räumlichkeiten und Teamgrößen bestmöglich zu planen.

Kaffeepause mit Teegebäck

 

Intermezzo: Software und sonstige Hilfen für Planung und Umsetzung von Veranstaltungen.

 

Mittagspause

 

Phase IV: Der Tag:

• SHTF-Session: Dieses Modul ist bewusst offen gehalten. Hier geht es um die Diskussion über mögliche Probleme, deren Lösung und das passende Mindset zum Krisenmanagement im Allgemeinen.
• Learnings: Sammeln von Erkenntnissen und Reflexion über die gewonnenen Erfahrungen der beiden Tage.

Abschluss und Reflexion